Mene sisältöön 
Maahantuonti avaa yrityksille mahdollisuuden laajentaa valikoimaa, parantaa katteita ja erottautua kilpailijoista. Silti monelle tuontiin ryhtyvälle yritykselle prosessi paljastuu monimutkaisemmaksi kuin aluksi kuvitellaan. Kun tuote ostetaan Suomen rajojen ulkopuolelta, sen matkaan liittyy useita muuttujia, jotka vaikuttavat kustannuksiin, aikatauluihin ja lopulta koko liiketoiminnan kannattavuuteen. Nämä muuttujat ovat kuitenkin hyvin ennakoitavissa ja niistä aiheutuvat harmit minivoitavissa hyvällä suunnittelulla.
Suurin osa tuonnin ongelmista syntyy samoissa kohdissa. Virheet eivät välttämättä johdu huolimattomuudesta, vaan siitä, että maahantuonti on kokonaisuus, jonka eri osat vaikuttavat toisiinsa tavalla, joka ei näy ostohintaa katsomalla. Tässä artikkelissa käymme läpi seitsemän virhettä, jotka näemme kaikkein useimmin yrityksillä, jotka aloittavat tuontia ensimmäisiä kertoja. Kun vältät nämä sudenkuopat, tuontiprosessisi muuttuu huomattavasti selkeämmäksi ja ennustettavammaksi ja ennen kaikkea kannattavaksi.
1. Virhe: Päätökset tehdään tuotteen ostohinnan perusteella, ei kokonaiskustannusten
Ensimmäinen ja ehkä kaikkein ratkaisevin virhe liittyy siihen, että tuontipäätös perustuu liian usein pelkkään ostohintaan. Edullinen tuote kiinalaiselta, vietnamilaiselta tai eurooppalaiselta toimittajalta voi näyttää paperilla houkuttelevalta, mutta kustannuksia syntyy jokaisessa logistisessa vaiheessa ennen kuin tavara on lopulta Suomessa.
Tuontikustannuksissa kokonaisuus ratkaisee. Esimerkiksi lentorahdissa pienikin muutos painoon tai kuutiometreihin voi nostaa kustannuksia merkittävästi. Myös paikalliskulut lähtömaassa, tullit, verot ja Suomen päässä veloitettavat terminaali- ja käsittelymaksut muodostavat kokonaisuuden, joka monelle aloittajalle tulee yllätyksenä.
Moni yritys huomaa vasta tullausvaiheessa, että kokonaiskulut ovatkin 30–60 % korkeammat kuin mitä alkuperäinen tuotehinta antoi ymmärtää. Tämä on erityisen yleistä silloin, kun kuljetusmuoto, pakkauskoko tai toimitusehto ei ole ollut alussa selkeä.
Tuontiprosessin kannattavuus ei siis synny tuotteesta itsestään, vaan siitä, miten kaikki kustannukset lasketaan yhteen ja millainen vaikutus niillä on myyntikatteeseen. Yritys, joka laskee kokonaiskustannukset etukäteen, voi välttää valtaosan tuonnin ikävistä yllätyksistä.
2. Virhe: Toimitusehtoja ei ymmärretä, ja vastuu jakautuu väärin
Toimitusehdot, eli Incoterms, määrittelevät sen, kenellä on vastuu tavarasta missäkin kuljetusvaiheessa ja kuka maksaa mitäkin kuluja. Tämä on maahantuonnin peruspilari, mutta samalla osa-alue, jossa tehdään jatkuvasti kalliita virheitä ja joka usein ymmärretään väärin.
Moni aloittava maahantuoja hyväksyy toimittajan ehdottaman toimitusehdon, koska se kuulostaa helpolta: esimerkiksi CIF tai DAP vaikuttavat vaivattomilta vaihtoehdoilta, kun toimittaja ”hoitaa kaiken”. Todellisuudessa nämä ehdot voivat sisältää piilokuluja, jotka kasvattavat kustannuksia merkittävästi. Lisäksi toimittajan järjestämät rahdit eivät aina ole läpinäkyviä, eikä kustannusrakenteesta saa tarkkaa käsitystä ennen kuin lasku on jo pöydällä.
Kun toimitusehto on väärä, yritys voi menettää mahdollisuuden kilpailuttaa rahdin, vaikuttaa kuljetusmuotoon tai hallita riskejä. Toimitusehto vaikuttaa jopa siihen, mitä dokumentteja tarvitaan tullauksessa ja miten nopeasti tavara voidaan vapauttaa.
Maahantuonnissa järkevimmät toimitusehdot ovat usein FOB tai EXW, koska ne antavat mahdollisuuden hallita rahtia ja huolintaa omasta päästä. Tämä lisää läpinäkyvyyttä ja vähentää riskejä ja ennen kaikkea auttaa pitämään kustannukset hallinnassa.
Kulujen lisäksi toimitusehto määrittää sen kenellä on vastuu lähetyksestä missäkin kohti. Koska toimitusehtoja ymmärretään usein melko huonosti, saattaa lähetys päästä matkaan ilman tarvittavia vakuutuksia. Pahimmassa tapauksessa vahingon sattuessa tavarasta saatavat korvaukset ovat aivan liian pieniä vahingosta aiheutuneeseen harmiin nähden. Vakuutus suojaa myös yhteishaveri tilanteelta.
3. Virhe: Toimittajaan luotetaan ilman kunnon taustaselvitystä
Toimittajan valinta on yksi tärkeimmistä tekijöistä koko tuontiprosessin onnistumisessa. Moni yritys tekee kuitenkin yhteistyön ensimmäisenä tarjoamansa vaihtoehdon kanssa, koska yhteydenpito tuntuu sujuvalta ja näyte näyttää hyvältä. Hyvä ensivaikutelma ei kuitenkaan kerro, onko toimittajalla riittävät laadunvalvontajärjestelmät, toimitusvarmuus tai kokemus EU-markkinoista.
Ilman taustaselvitystä yritys voi päätyä tilanteeseen, jossa massatuotanto ei vastaa näytteen laatua, tuotteet ovat standardien vastaisia tai pakkaus on niin heikko, että tavara vahingoittuu rahdissa. Toinen yleinen riski liittyy dokumentteihin: toimittaja ei välttämättä tunne EU:n tullivaatimuksia ja tekee virheitä laskuissa tai sertifikaateissa, mikä pysäyttää tullauksen.
Taustojen tarkistaminen ei tarkoita epäluottamusta, vaan riskienhallintaa. Laadukas toimittaja ymmärtää tämän, ja usein heillä on valmiita prosesseja, joilla varmistetaan tuotteen tasalaatuisuus ja dokumenttien oikeellisuus. Yhteistyön alkuvaiheessa kannattaa panostaa kommunikointiin, tehdä selkeät sopimukset ja tarvittaessa käyttää kolmannen osapuolen tarkastuksia.
4. Virhe: Huolinta otetaan mukaan vasta, kun tavara on jo matkalla
Huolinta on osa maahantuontia, jota ei kannata nähdä vain logistisena viimeisenä lenkkinä. Todellisuudessa hyvä huolitsija on kumppani, joka auttaa tekemään parempia päätöksiä jo ennen tilauksen vahvistamista.
Silti monessa yrityksessä huolitsija otetaan mukaan vasta siinä vaiheessa, kun lähetys on jo matkalla Suomeen. Tällöin kriittiset valinnat kuten toimitusehto, kuljetusmuoto ja dokumenttivaatimukset on tehty ilman asiantuntijan tukea. Huolitsija voi toki auttaa tässäkin vaiheessa, mutta silloin mahdolliset virheet ovat jo ehtineet vaikuttaa kustannuksiin ja aikatauluun.
Kun huolinta on mukana alusta alkaen, voidaan varmistaa esimerkiksi se, että dokumentit täyttävät tullivaatimukset, rahtikustannukset ovat kilpailukykyiset, ja toimitusehto valitaan tavalla, joka vähentää riskejä. Huolitsija pystyy myös antamaan tarjouksen tilatulle tavaralle etukäteen, jolloin ikäviltä yllätyksiltä voidaan välttyä.
Yritykset, jotka tekevät huolinnasta osan suunnitteluvaihetta, saavat käyttöönsä paljon ennakointia ja asiantuntijuutta, joka säästää kustannuksissa ja tekee prosessista selkeämmän.
5. Virhe: Tulliasioihin ei valmistauduta, ja tavara pysähtyy Suomeen saapuessa
Tullaus on vaihe, jonka merkityksen moni aloittava maahantuoja ymmärtää vasta, kun ongelma on jo käsillä. Tulli vaatii selkeät, oikeelliset ja yhtenäiset tiedot tuotteesta, sen arvosta, alkuperästä ja luokittelusta. Mikäli yksikin näistä tiedoista puuttuu tai on virheellinen, saattaa siitä olla seuraamuksia.
Tyypillisesti ongelmat liittyvät siihen, että HS-koodia ei ole määritetty oikein, kauppalaskussa on puutteita tai alkuperätodistus ei vastaa tavaran todellista alkuperää. Jos tavara kuuluu sellaiseen tuoteryhmään, jossa vaaditaan erillisiä lupia tai sertifikaatteja, tullaus voi viivästyä jopa viikkoja.
Tulliasiat kannattaa hoitaa kuntoon jo ennen kuin tavaraa on pakattu. Huolitsija voi tarkistaa dokumentit etukäteen, varmistaa koodit ja ohjata toimittajaa tarvittavissa lisävaatimuksissa. Tämä tekee tullauksesta rutiinin omaisen vaiheen, ei estettä.
Tullilta voi myös hakea tuotteille etukäteen sitovaa tariffitietoa. Lisätietoa aiheesta voit etsiä täältä.
6. Virhe: Rahtia ei kilpailuteta, vaan toimittaja saa päättää kuljetusratkaisun
Moni aloittava maahantuoja kokee helpoimmaksi antaa toimittajan hoitaa rahdin. Tällöin toimittaja voi valita kuljetusmuodon ja rahdinkuljettajan, ja lähetys tulee perille ilman, että ostajan tarvitsee tehdä päätöksiä. Ongelmana on, että tällainen ratkaisu nostaa kustannuksia ja heikentää näkyvyyttä.
Kun toimittaja valitsee rahdin, hän voi valita kumppanin, joka ei ole kustannuksiltaan kilpailukykyisin. Lisäksi toimittajan tarjoama rahti sisältää usein marginaalia, joka jää ostajalle näkymättömäksi. Paikalliskulut Suomessa voivat olla huomattavan korkeat, ja niihin ostajalla ei ole enää vaikutusvaltaa.
Kun yritys kilpailuttaa rahdin itse, se voi valita kuljetusmuodon, aikataulun ja kustannusrakenteen, joka sopii sen liiketoimintaan. Huolitsija voi auttaa löytämään parhaat vaihtoehdot ja arvioimaan, milloin merirahti, lentorahti, junarahti tai yhdistelmäkuljetus on järkevin.
Rahdin kilpailuttaminen ei ole pelkkää kustannussäästöä, se on keino hallita toimitusketjua ja tehdä siitä läpinäkyvä.
7. Virhe: Dokumentit ovat puutteellisia, ja prosessi pysähtyy pieniin yksityiskohtiin
Dokumentit ovat maahantuonnin ydin. Jokainen lähetys vaatii oikeat ja yhdenmukaiset tiedot, jotta kuljetus ja tullaus voidaan hoitaa sujuvasti. Yllättävän moni viive ja lisäkulu johtuu pienistä virheistä kauppalaskussa, pakkauslistassa tai kuljetusasiakirjoissa.
Yksi väärä paino, puuttuva HS-koodi tai epäselvä tuotekuvaus voi hankaloittaa tavaran sujuvaa kulkua. Sama koskee alkuperätodistuksia ja sertifikaatteja, erityisesti elektroniikassa, leluissa, elintarvikkeissa ja kemikaaleissa. Toimittajilla ei aina ole ajantasaista tietoa EU:n vaatimuksista, joten ostajan kannattaa ohjeistaa dokumentit tarkasti.
Kun dokumentit tarkistetaan jo lähtömaassa, ylimääräiset viiveet voidaan välttää. Huolitsija voi auttaa tarkistamaan, että kaikki tarvittavat tiedot ovat yhteneväiset ja että asiakirjat täyttävät tullin vaatimukset. Tämä tekee tuontiprosessista sujuvan ja vähentää riskejä.
Yhteenveto: Kun nämä seitsemän virhettä vältetään, maahantuonti on huomattavasti helpompaa
Maahantuonti ei ole arpapeliä, vaan prosessi, jonka voi rakentaa selkeäksi ja ennakoitavaksi jo ensimmäisestä lähetyksestä alkaen. Kun kokonaiskustannukset ymmärretään, toimitusehdot valitaan tietoisesti, toimittajaan perehdytään kunnolla ja huolinta otetaan mukaan varhaisessa vaiheessa, tuonti muuttuu turvalliseksi ja kustannustehokkaaksi osaksi yrityksen toimintaa.
Hyvin suunnitellut tulliasiat, kilpailutettu rahti ja tarkat dokumentit viimeistelevät kokonaisuuden. Yritys, joka hallitsee nämä seitsemän osa-aluetta, voi välttää kalliit virheet ja keskittyä olennaisimpaan eli oman liiketoiminnan kannattavaan pyörittämiseen.
Tarvitsetko tukea maahantuonnin aloittamiseen?
Autamme yrityksiä:
- kilpailuttamaan rahdin
- hoitamaan huolinnan kokonaisvaltaisesti
- suunnittelemaan tuonnin oikein ennen ensimmäistä tilausta
- välttämään viivästykset ja piilokulut
👉 Ota yhteyttä ja pyydä maksuton kustannusarvio
👉 Katso myös muut oppaamme maahantuonnista ja huolinnasta:
